Anna Uhlin har nyligen disputerat inom Industriell ekonomi och organisation. I sin avhandling ”You´re on mute” (”Du är på ”mute”) studerar hon fenomenet digitala möten. Hennes studie visar att digitala möten är något annat än fysiska möten, och att det därför finns en del saker vi behöver förhålla oss till för att digitala möten ska bli just möten.

– Digitala möten är ett relativt nytt fenomen, och vi har precis börjat förstå hur de fungerar på en mellanmänsklig nivå. Vi behöver vara mer utforskande och kreativa i digitala möten än i fysiska möten eftersom det är så mycket som händer samtidigt på olika nivåer. Det krävs helt enkelt mycket arbete under de digitala mötena, säger Anna Uhlin.

Fysiska möten kännetecknas att vi möts på en specifik plats och tid, med en specifik agenda och med specifikt inbjudna deltagare. Digitala möten kräver i stället att vi behöver förhålla oss till att mötet sker på många platser samtidigt (till exempel i det gemensamma Teams-rummet, i chatten, i de fysiska rum där vi för tillfället befinner oss och så vidare). Vi deltar också i det digitala mötet med antingen kamera på, med bara vår bild, med ljud på eller utan ljud.

– Vi behöver med andra ord vara mer utforskande och kreativa i digitala möten än i fysiska möten, eftersom vi i de digitala mötena behöver tolka fragmenterade delar av något som vi ska agera på som en helhet. Det kräver alltså en hel del arbete av oss, säger Anna Uhlin.

Flera möten som pågår samtidigt

Studien visar också att digitala möten är flera möten som pågår samtidigt. Det beror på att vi i digitala möten ständigt växlar mellan människa och teknik. Exempel på det är chattfunktionen, att en deltagare fysiskt försvinner från skärmen för att förhindra att katten går loss på soffklädseln eller att en havererad internetuppkoppling gör att en annan deltagare ”fryser” på skärmen mitt i en presentation.

- Allt detta skapar flera möten i mötet, och därför behöver vi också förstå digitala möten som ett ständigt ”görande”, som något som hela tiden förändrar sig, säger Anna Uhlin.

Digitala möten kräver mycket arbete

Med andra ord menar Anna Uhlin att vi faktiskt kan vara rätt nöjda med att ”bara” ha genomfört det digitala mötet. Och när vi lyckas med att genomföra det digitala mötet, då kan vi börja åstadkomma något annat också.

- Eftersom digitala möten är ett relativt nytt fenomen, har vi precis börjat förstå och förhålla oss till hur de fungerar på en mellanmänsklig nivå. Digitala möten kräver så mycket av oss för att endast åstadkomma sådant som vi tar för givet när vi har ett fysiskt möte: tid, plats, deltagare och till viss del även syfte. Så tills vi vet mer om hur vi konkret gör för att få människor att komma samman i digitala möten behöver vi acceptera att det krävs mycket arbete under dessa, menar Anna Uhlin.

1. Börja alltid med att ställa frågan: Varför har vi det här mötet, vad vill vi uppnå?
2. Ge alla samma möjligheter att påverka agenda och att förbereda sig inför mötet.
3. Jobba förebyggande med att fånga upp sådant som behöver avhandlas och kommunicera det inför mötet.
4. Jobba med att skapa liknande förutsättningar för alla deltagare – kamera på, mikrofoner som fungerar, tillgång till chatt (om det används) och en rutin för hur man begär ordet. Detta ger alla samma möjlighet att komma till tals.